Digitale Verwaltung der OGTS-Ganztagsbetreuung mit EcholoN

Der Schulverein administriert nun Verträge, Anwesenheiten und mehr mit professioneller Software aus der eigenen Gemeinde

Sei es das Pflegen von Anwesenheitslisten, die Verwaltung und Abrechnung von Betreuungsverträgen, Ferienbetreuungen und Kursangeboten, oder das Ausstellen von Steuerbescheinigungen: Als Träger der Früh- und Nachmittagsbetreuung an der OGTS Borstel-Hohenraden hat der Schulverein auch allerlei Verwaltungsaufgaben zu erledigen. Dafür wurden bisher unterschiedlichste Listen in Word, Excel oder auf Papier erstellt. Doch mit der Zettelwirtschaft ist nun Schluss. Dank der Unterstützung durch mIT solutions GmbH aus der eigenen Gemeinde können nun sämtliche Verwaltungsaufgaben in der ganzheitlichen Service-Management-Software EcholoN erledigt werden. Und das von überall aus, da der Web-Client / Web App direkt im Internetbrowser aufrufbar ist.

Die Anwesenheitszeiten der einzelnen Kinder wurden zuvor auf großen Papierlisten geführt. Nun kann unser Betreuungsteam diese direkt am Laptop eintragen. Dabei müssen die Zeiten nicht komplett manuell eingetragen werden, sondern diese werden bereits vollautomatisch durch das Programm vorbereitet. Und das in Abhängigkeit von

  • den gebuchten Betreuungsverträgen
  • dem Stundenplan der jeweiligen Klasse
  • den Ferien- und Schließzeiten
  • individuellen Abwesenheiten beispielsweise Krankheit oder Klassenfahrten
Anwesenheitszeiten der Betreuungskinder während der Früh- und der Nachmittagsbetreuung in EcholoN.
Die Anwesenheitsliste wird jetzt digital “abgehakt”.

Das Betreuungsteam sieht also auf einen Blick wer an dem Tag von wann bis wann da sein müsste. In der Regel werden die Zeiten dann nur noch bestätigt, bei Abweichungen mit wenigen Klicks manuell angepasst. Zudem können weitere Notizen hinterlegt werden. Wird das Kind früher abgeholt und wenn ja, von wem? Zudem können alle wichtigen Informationen des Kindes direkt eingesehen und auch leicht angepasst werden. Gibt es Besonderheiten beim Essen, zum Beispiel Unverträglichkeiten? Wer sind die Kontaktpersonen?

Alle wichtigen Daten sind in der Kontakt-Detailseite ersichtlich.
Alle wichtigen Daten sind in der Kontakt-Detailseite ersichtlich.

Auswertung der Betreuungsstunden

Dadurch, dass die Anwesenheitszeiten nun digital vorliegen, können diese auch viel leichter ausgewertet werden. Dies ist zum Beispiel für die Förderung von Offenen Ganztagsschulen durch das Bildungsministerium Schleswig-Holstein notwendig. Hier erhalten wir derzeit 20 € je Teilnehmer/in, Zeitstunde und Schuljahr. Dafür muss der Schulverein die Teilnehmerzahlen vor Beginn eines jeden Schuljahres prognostizieren. Nach Ende des Schuljahres müssen die Zeiten in einem Verwendungsnachweisformular nachgewiesen werden – und das pro halbe oder volle Zeitstunde pro Wochentag (Durchschnitt des gesamten Schuljahres). Das Auszählen der Teilnehmerstunden mit den Papierlisten war sehr zeitintensiv. Nun hat man das Ergebnis jederzeit im EcholoN WebClient parat:

Aggregierte Anwesenheitszeiten in einer Pivot-Tabelle. Der Zeitraum kann in EcholoN gefiltert werden.
Die durchschnittlichen Betreuungsstunden pro Wochentag im Halbstundenzeitraum.

Aber nicht nur die Anwesenheitszeiten werden in EcholoN gepflegt. Die gesamte Abrechnung erfolgt nun über die Software. Sämtliche Betreuungsverträge sind hier hinterlegt, sowie auch die SEPA-Mandate der Eltern. Bei den Betreuungsverträgen können die Kosten für die Betreuung und das Essen hinterlegt werden. Auch mehrere Preisabstufungen sind möglich. Zudem können bei den Betreuungskindern individuelle Kostenübernahmen durch das Land oder durch sonstige Einrichtungen angegeben werden. Monatlich wird dann aus allen vorliegenden Informationen automatisch ein Abrechnungsvorgang erzeugt.

Die einzelnen Abrechnungsdaten müssen dann nur noch durch den Kassenwart bestätigt – oder bei kurzfristigen Änderungen – manuell angepasst werden. Danach kann eine Excel-Datei exportiert werden die als Grundlage für eine Sammellastschrift dient. So nutzen wir dies dann auch für individuelle Betreuungszeiträume wie zum Beispiel unsere Ferienbetreuungen. Gibt es mal Rücklastschriften, Rückerstattungen oder Überweisungen? Auch das kann berücksichtigt werden. Offene Beträge sind somit schnell ermittelt.

Terminkalender im EcholoN WebClient
Genau so bunt wie unser Angebot: Die Termine für unsere Kurse auf einen Blick im Kalender.

Reports wie die Steuerbescheinigung als PDF exportieren

Da die Betreuungskosten als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung angegeben werden können, stellen wir auch Bescheinigungen über die bezahlten Beiträge aus. Das haben wir bisher manuell auf Anfrage ausgerechnet. Nun ist es nun noch ein Knopfdruck und wir können das fertige PDF direkt versenden. Weitere Reports – wie ein Kostenüberblick und eine Tarifübersicht – sind ebenfalls vorhanden. Darüber hinaus können wir unser halbjährlich wechselndes Kursangebot mit EcholoN planen und abrechnen. Kurstermine werden in einem Kalender übersichtlich dargestellt. Beim Öffnen der Termine sind die Kursteilnehmer sichtbar.

Alle Daten live auf einen Blick auf dem Statistik-Dashboard in EcholoN.
Auf dem Statistik-Dashboard haben wir alle Daten live aus der Datenbank auf einen Blick.

Auf einem interaktiven Dashboard sehen wir welche Betreuungstarife wie oft gebucht wurden, wie viele Essensbestellung in nächster Zeit notwendig sind und ob die Zahl der Betreuungsstunden steigt oder sinkt. Und das mit Livedaten direkt aus der Datenbank. Neuerdings haben wir einen weiteren Baustein implementiert. Es ist jetzt auch möglich Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen um Stundenübersichten zu erstellen.

Wir setzen die Software nun seit Anfang 2023 ein. mIT solutions GmbH stellt uns die Lizenzen für EcholoN kostenfrei zur Verfügung. Und dafür bedanken wir uns sehr!